Een blog door Siebette Wester, adviseur organisatieontwikkeling bij Rijkswaterstaat
Het is 2022. Veel van de werkzaamheden van Rijkswaterstaat en ProRail vallen vanaf nu onder het regime van de Omgevingswet. Wat fijn als je de integrale benadering die deze wet vraagt voor jouw werkzaamheden al in de vingers hebt. Maar wat een stress als je nu nog moet beginnen met de voorbereidingen.
Gelukkig is het nog niet zover. Maar zowel persoonlijk als vanuit mijn werk als adviseur organisatieontwikkeling (her)ken ik de valkuilen. In dit geval: 2022 lijkt nog ver weg en er zijn zaken die nu je aandacht vragen. Bovendien is de Omgevingswet een complex traject en je weet niet goed waar te beginnen. Wat mij jaren geleden aan het denken zette was een uitspraak van de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower. ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’.
‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’.
Dwight Eisenhower
De Eisenhower-matrix is een handig hulpmiddel voor het stellen van prioriteiten
Laten we beginnen met werkzaamheden die belangrijk én urgent zijn. Een acuut knelpunt op het spoor, een storingsmelding bij een brug of het vlottrekken van een vastgelopen project. Dergelijke taken voer je natuurlijk zo snel mogelijk uit. Maar veel werkzaamheden die je als urgent labelt, zijn vaak helemaal niet belangrijk. Om die taken te herkennen en vervolgens te minimaliseren kun je jezelf vragen stellen als: moet het echt nu en hoort dit wel bij mij? En om taken die onbelangrijk en niet urgent zijn, hoef je jezelf sowieso niet druk te maken.
| Urgent | Niet urgent | |
| Belangrijk | Hoogste prioriteit, meteen uitvoeren | Inplannen, niet te lang uitstellen |
| Onbelangrijk | Delegeren of oppakken tijdens geplande tijden | Schrappen |
Je houdt nu tijd over voor werkzaamheden die belangrijk, maar (nog) niet urgent zijn. Denk aan het inwinnen van informatie, het leggen van contact, alvast een eerste opzet maken voor een presentatie én je verdiepen in de ins en outs van de Omgevingswet. Het is van belang de ruimte voor deze taken daadwerkelijk te benutten. Anders is de kans groot dat je alsnog in de ‘urgentiefuik’ loopt. Reserveer bijvoorbeeld tijd om je te verdiepen in projecten die collega’s al in de geest van de Omgevingswet uitvoeren en integreer de bevindingen in je eigen werk. Een voorbeeld van zo’n project is het project Oostvaardersoevers. Met die focus op belangrijke, niet urgente zaken maak je uiteindelijk het verschil en win je tijd.
Hoe werkt dat dan precies?
De vier kwadranten in de matrix zijn communicerende vaten. Wat belangrijk en urgent is heeft uiteraard voorrang. Maar heb je te veel werkzaamheden in dit kwadrant en zit je te lang in de ‘crisismodus’, dan is de kans op een (te) hoge werkdruk groot.
Datzelfde risico loop je met te veel activiteiten in de categorie ‘urgent, niet belangrijk’. Je hebt het lekker druk, maar het levert je weinig voldoening op. Logisch, dit zijn vaak zaken die belangrijk zijn voor anderen, niet voor jezelf. Zorg dat die werkzaamheden op het bordje komen waar ze thuishoren. Laat collega’s zien waar ze nog meer terechtkunnen met hun vragen. Brengt jouw functie nu eenmaal de rol van vraagbaak met zich mee, probeer dan delen van de dag te blokken om ongestoord te werken aan voor jou belangrijke zaken. Uiteraard communiceer je hier duidelijk over.
Niet belangrijke en niet urgente taken laat je gewoon liggen. Dat lijkt simpel. Toch komen de meesten van ons weleens in dit kwadrant terecht. Vaak zijn dit excuusklusjes, zoals 23x checken of er écht geen spelfouten in een mailtje zitten, in plaats van te focussen op de beste manier om snel antwoord te krijgen op je mails. Of ieder uur nu.nl of je mail checken. Misschien is er in dat uur wel iets belangrijks gebeurd.
‘Voor je het weet is het medio 2022 en raak je (weer) verstrikt in de waan van de dag, met alle stress van dien. Hopelijk helpt de matrix van Eisenhower ook jou om dit te voorkomen.’
Vaak is dit een teken dat je te moe bent voor het betere denkwerk. Overweeg dan eens een powernap te doen of besluit te stoppen en morgen verder te gaan. Het kan ook zijn dat je aanhikt tegen een klus die je niet leuk vindt of waarvan je niet weet hoe ermee te beginnen. Bedenk dan hoe je een eerste stap kunt zetten of wat je kunt doen om de klus wel interessant of behapbaar te maken.
In de ideale situatie zit je vooral in het kwadrant ‘belangrijk, niet urgent’. Je bent dan op een constructieve manier betekenisvol bezig. In relatie tot de Omgevingswet wil ik je echt aanraden om vanaf nu tijd te maken om je te verdiepen in het leeraanbod. En om met collega’s en vakgenoten te bespreken wat er verandert in jullie werk en hoe jullie daar samen mee willen omgaan. Laat je deze belangrijke, niet urgente werkzaamheden nu liggen, dan worden ze – als communicerende vaten – vanzelf urgent. Voor je het weet is het 2022 en raak je (weer) verstrikt in de waan van de dag, met alle stress van dien. Hopelijk helpt de matrix van Eisenhower ook jou om dit te voorkomen.