Vroegtijdig het gesprek aangaan met opdrachtgever en bevoegd gezag

Als het gaat om de voorbereiding op de Omgevingswet, richt Sytske Scheerens binnen de afdeling Omgevingsmanagement van BAM Infraconsult de aandacht vooral op de impact van de nieuwe wet op het vergunningentraject. ‘Met een aantal specialisten houden we de laatste ontwikkelingen bij en adviseren we de lopende projecten en tenders over hoe om te gaan met vergunningaanvragen in hun specifieke traject of tender.’

Vroeg in gesprek over interpretatie algemene regels

Eén van de uitgangspunten van de Omgevingswet is dat de gang van zaken rond het aanvragen van vergunningen sterk wordt vereenvoudigd. ‘Onder de Omgevingswet zijn er straks vaker algemene regels van toepassing, waardoor minder snel een vergunning hoeft te worden aangevraagd’, zegt Scheerens. ‘De vraag is dan wel hoe je die algemene regels in een specifieke situatie moet interpreteren en hoe dit van toepassing is op onze bouwprojecten. Dat maakt het vervolgens van belang om hierover in een vroeg stadium met het bevoegd gezag in gesprek te gaan. Daarnaast maakt de Omgevingswet het mogelijk om binnen één vergunning heel veel verschillende zaken te regelen. Voor ons is de uitdaging dan vooral om ervoor te zorgen dat straks alle vinkjes gezet zijn. Dat duidelijk is voor welke activiteiten via een vergunning toestemming nodig is, voor welke activiteiten algemene regels gelden en hoe we die algemene regels dan moeten interpreteren. Het behouden van het overzicht wordt wel spannend.’

Door participatie naar een beter eindproduct

Bart de Jong is omgevingsmanager en voor hem en zijn collega-omgevingsmanagers is het met name het onderwerp ‘participatie’ dat aandacht vraagt: ‘Participatie – van bestuurlijke stakeholders, maar uiteraard ook burgers en bedrijven – is voor ons altijd al belangrijk geweest. Niet in de laatste plaats omdat we geloven dat we door het zo goed mogelijk betrekken van de omgeving bij projecten uiteindelijk een beter eindproduct kunnen neerleggen voor de gebruikers. Daar doe je het uiteindelijk voor. Maar wat onder de Omgevingswet verandert, is dat participatie een wettelijke basis krijgt bij de realisatie van projecten. Dat juichen we toe en dat sluit ook naadloos aan op onze visie op omgevingsmanagement om de belangen van de omgeving en/ of eindgebruiker mee te nemen in het ontwerp. De wijze waarop participatie wordt toegepast onder de Omgevingswet is in alle gevallen vormvrij. Dit roept bij ons vragen op.’

‘In hoeverre moet er inspraak zijn, bijvoorbeeld? En in hoeverre kan een bouwer volstaan met het organiseren van informatiebijeenkomsten?’, vervolgt De Jong. ‘De wet schrijft niet voor aan welke eisen zo’n participatietraject moet voldoen, de initiatiefnemers van het project of het bevoegd gezag moeten aangeven hoe er aan participatie gedaan dient te worden. Hoe dat precies moet vormkrijgen, is vooralsnog een open vraag.’ Scheerens: ‘Een heel belangrijke vraag overigens. Niet in de laatste plaats in relatie tot de vergunning die we ten behoeve van een project moeten aanvragen. Die krijgen we alleen als we voldoen aan de participatieplicht. Met andere woorden: wanneer we niet voldoen aan de participatieplicht, kan dat leiden tot vertragingen van procedures en voor het gehele project.’

Invloed participatie op ontwerpproces

Participatie is voor BAM Infraconsult zeker niet iets nieuws. ‘In principe vindt er –voor uitvoering – inspraak door of afstemming met de omgeving plaats’, zegt De Jong. ‘Maar onder de Omgevingswet zullen we al tijdens het ontwerp participatiemomenten moeten gaan organiseren en plannen, zodat mensen tijdig nog iets van de plannen kunnen vinden. Een direct gevolg daarvan is weer dat wij ook binnen onze eigen organisatie onze ontwerpers en constructeurs daarin moeten meenemen. De omgeving moet er iets van kunnen vinden en vervolgens moeten wij eventueel nog dingen kunnen aanpassen. Dat gegeven heeft impact op onze organisatie op het vlak van tijd en geld. Al voordat we een project aannemen moeten we dus eigenlijk gaan nadenken over de invloed die participatie heeft op het ontwerpproces.’

De Omgevingswet en de participatieverplichting brengt ook met zich mee dat eerder het gesprek met de opdrachtgever moet worden aangegaan over de eventuele wijzigingen in een ontwerp – of van het type werkzaamheden – die voortkomen uit het participatietraject. De Jong: ‘Stel dat bepaalde wensen van de omgeving die in het participatietraject op tafel komen – vanuit bijvoorbeeld kostenoverwegingen – niet gehonoreerd worden. Dan bestaat het risico dat het bevoegd gezag zegt: we geven geen vergunning, want de belangen zijn niet goed afgewogen. Hoe gaan we daar dan mee om? Over dat soort vragen zullen we als opdrachtnemer en opdrachtgever in een vroegtijdig stadium het gesprek moeten voeren.’

Gezamenlijk in gesprek

‘Er zijn nog geen projecten waarbij we geheel in de geest van de Omgevingswet werken’, zegt Scheerens. ‘Wel zijn we bijvoorbeeld bij het project ‘Afsluitdijk’ met de opdrachtgever en het bevoegd gezag in gesprek om tot een gezamenlijk beeld van de toekomst te komen. Wat betekent de inwerkingtreding van de Omgevingswet voor ons en de vergunningen? Daar trekken we gezamenlijk op om ervoor te zorgen dat we door de Omgevingswet op het gebied van vergunningen niet voor verrassingen komen te staan.’

Ook bij de aanbesteding van de verbreding van de A1 tussen Apeldoorn en Twello, waar De Jong in de tender bij betrokken is, is de komst van de omgevingswet onderwerp van gesprek tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.

‘Bijvoorbeeld als het gaat om de impact van participatie op het ontwerpproces. Wijzigingen in een latere fase van het ontwerp hebben voor onze organisatie en planning altijd een behoorlijke impact. Dat kan nogal in de papieren lopen en daarom moeten we hier in de tenderfase rekening mee houden en afspraken over maken.’ Scheerens: ‘Duidelijk is dat je in een heel vroeg stadium met elkaar in gesprek moet over veel verschillende zaken. Dat gesprek vindt overigens in alle openheid plaats. We trekken gezamenlijk op. Het is niet zo dat opdrachtnemer, opdrachtgever en bevoegd gezag ieder voor zich het wiel uitvinden. Dat doen we in samenspraak met elkaar. Het is voor iedereen nieuw.’