De Omgevingswet die 1 januari 2024 ingaat, betekent een nieuwe rolverdeling voor alle ketenpartners. Straks kan het zo zijn dat de ene partij vergunningverlener is en de ander het recht heeft op advies met instemming. Hiermee leren werken, vraagt om oefening achter de schermen. Maar oefenen met een wet die er nog niet is, hoe doe je dat? Rijkswaterstaat en ProRail vertellen hoe ze het aanpakken.
Vanaf 1 januari zijn gemeenten, ProRail, Rijkswaterstaat en andere ketenpartners achter één digitaal loket te vinden. Dit heeft als doel om het de aanvrager van een omgevingsvergunning makkelijker te maken. Die kan voor alle aanvragen bij één en hetzelfde loket terecht. Komt daar een digitale aanvraag binnen, bijvoorbeeld bij een gemeente, dan moeten de partijen achter het loket samen tot een besluit komen. Bij de besluitvorming kan het zijn dat een van de partijen om advies met instemming gevraagd wordt. ProRail heeft bijvoorbeeld dit recht als het gaat om werkzaamheden langs het spoor, binnen het zogenoemde beperkingenbied. Rijkswaterstaat als de bouw effect heeft op rijkswegen, -vaarwegen en -wateren. Wordt er geen instemming gegeven dan kan de vergunning niet worden verleend.
Nieuwe rolverdeling simuleren
De samenwerking tussen vergunningverleners en ketenpartners moet in het proces achter het loket goed verlopen. Want weet een gemeente niet de juiste partijen te vinden voor instemming, dan is de afgegeven vergunning niet rechtsgeldig. “Daarom is het oefenen om elkaar te vinden zo belangrijk,” zegt Daniël Verkerk, juridisch medewerker en betrokken bij de implementatie van de nieuwe wet bij ProRail. Hoe je dat doet met een wet die er nog niet is? Juist, door de samenwerking te simuleren.
“We hebben een aantal keer met ketenpartners bij elkaar gezeten. De een speelde de initiatiefnemer, de andere partijen zaten achter het loket. Daarbij hebben we vooral gekeken naar: hoe komt de aanvraag binnen in het systeem? Wordt alle informatie op de juiste manier verwerkt in het zaaksysteem? Hebben we inzage in alle benodigde stukken? Kunnen we elkaar vinden? En weet iedereen wel dat je ProRail moet betrekken als het om bouwen langs het spoor gaat? In het begin merkten we dat niet iedereen ons wist te vinden. Het actief betrekken van andere partijen heeft daar zeker bij geholpen.”
Niet bij elkaar in beeld
Ook bij Rijkswaterstaat oefenen ze achter de schermen met de nieuwe wet. Als het gaat om een vergunning voor het activiteiten op een locatie langs een rijksweg, heeft Rijkswaterstaat recht op advies met instemming.
Steven van der Velde, Rijkswaterstaat Noord Nederland (Groningen, Friesland en Drenthe): “We hebben aan de hand van fictieve aanvragen gekeken: komt een aanvraag goed binnen bij het bevoegd gezag? Kan een andere partij om advies gevraagd worden en lukt het om de instemming daarna weer terug te koppelen? Een bijkomend voordeel van oefenen is dat de bekendheid van alle rijkspartijen ook groter wordt.”
Dat is belangrijk want nog niet alle gemeenten denken direct aan Rijkswaterstaat bij het verlenen van een vergunning, zegt Ruud Goossens van Rijkswaterstaat Zuid Nederland (Noord-Brabant en Limburg). “Iedereen moet bij elkaar in beeld zijn. Dat was in de beginfase van het oefenen nog niet altijd het geval. Bij de gemeenten weten mensen vaak niet dat wij een belangrijke rol spelen bij het toekennen van vergunningen.”
Collega Steven vult aan: “We zijn bijvoorbeeld ook bevoegd gezag voor alles wat met tankstations te maken heeft, dat is niet bij iedereen bekend.” Daarom moet er in de komende maanden tot 1 januari 2024 nog hard gewerkt worden aan het versterken van de relatie tussen de ketenpartners, vinden beide collega’s. Steven: “Er zijn samenwerkingsafspraken gemaakt die er op papier heel mooi uitzien. Maar we merken dat te weinig partijen prioriteit geven aan het versterken van de relaties. Gewoonweg omdat ze er ook geen tijd voor hebben.” Ruud: “Het oefenen komt bij alle ketenpartners natuurlijk boven op het reguliere werk, dus ik snap het wel dat er weinig ruimte is.”
Meer inhoudelijk oefenen
Bij Rijkswaterstaat zit het op technisch gebied goed. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) werkt en iedereen kan er in principe vanaf 1 januari 2024 mee aan de slag. Nu is het zaak om naast het versterken van de samenwerking, ook te oefenen met andere zaken. Bijvoorbeeld de termijnen waar partijen zich aan moeten houden in het aanvraagproces. Ruud: “De doorlooptijd voor de verschillende stappen binnen het vergunningverleningsproces kosten meer tijd dan in theorie was bedacht. Als je het een paar keer oefent, dan krijgen mensen er een handigheid in.”
Daniël ziet dat alles rondom het digitale systeem, het doorsturen van de aanvraag en het delen van de juiste documenten, bij ProRail nu ook werkt. “De aanvragen komen binnen en ook bij de juiste partijen. Maar ik zou graag nog meer inhoudelijk oefenen met de wet. Daarom willen we iedereen vergunningsvoorschriften laten schrijven aan de hand van oefencasussen. En ons dan ook echt houden aan de termijnen die daarvoor staan.”
Wat scheelt is dat het afhandelen van vergunningen voor ProRail dagelijks werk is. “Maar voor gemeenten – en vooral de kleinere gemeenten – is afgeven van een vergunning voor activiteiten langs het spoor geen gesneden koek”, zegt Verkerk. “Wij krijgen 1500 tot 1700 aanvragen en meldingen per jaar binnen, kleine gemeenten enkele tientallen en meestal voor zaken als het plaatsen van een dakkapel of het kappen van een boom. Dat is iets heel anders. Met de huidige wet hebben wij de regie zelf in handen, straks zijn we deels afhankelijk van die gemeenten. Gelukkig doet de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) er alles aan om gemeenten goed voor te bereiden op de Omgevingswet. Ook investeren ze in het verbeteren van de verbinding tussen alle partijen.”
Learning on the job
Ondertussen komt 1 januari 2024 steeds dichterbij. Wat verwacht Rijkswaterstaat straks als de wet er is? Steven: “Als je met meerdere partijen moet afstemmen, betekent het ook dat het niet altijd gaat zoals jij wilt. Je zult met elkaar moeten afstemmen hoe je tot een afgewogen besluit komt. Ruud: “We krijgen meer inspraak, dat is positief. Hoewel de kaders hetzelfde blijven, verandert er door het recht op advies met instemming toch best wat voor alle ketenpartners. Daar zullen we allemaal aan moeten wennen.”
De mannen verwachten niet dat de samenwerking aan het eind van het jaar helemaal naar wens verloopt. Maar een ramp is dat ook weer niet. Ruud: “Het is een heel proces. Ik verwacht dat het binnen een half jaar allemaal soepel verloopt. Tot die tijd proberen we zo goed mogelijk te oefenen. Maar ons reguliere werk gaat ook door, je moet er tijd voor maken en die is er niet altijd. Dat is ook niet erg, learning on the job werkt ook.”